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契約書 管理番号 つけ方 6

trailer 契約書の紛失や内部統制強化、契約情報共有による確実な事業実施のために契約書管理を強化したいと考えている方も多いかと思います。どのような方法でルールを決めればよいかを悩まれている方や、自社にとって最適な契約書管理の運用方法を決めたいと考えている方に、契約書管理の運用方法について解説します。 0000000576 00000 n 「契約」は身近な法律行為ですが、契約を締結するのに必要な知識を十分に持っているという人は思いの外少ないはずです。この連載では、契約書の締結にまつわる知識について、紹介していきます。第2回は契約書の構成やよく見る言葉づかいなどを解説します。 70 0 obj<>stream 会社や部署、書類の重要度によっては、文書を効率よく管理するための番号を入れることがあります。そのときは日付の上に「部署名+階層数字」の組み合わせで以下のように書きます。 営業部1-1; 総務部2.1; 人事部3-(1) ③契約書管理台帳の作成 0 目次. ファイルサーバなどに保管されている電子ファイル。 ファイル名やフォルダ名がわかりにくくて探せないなんてことはありませんか? 今回は見たいファイルを探しやすくするフォルダ名やファイル名のつけ方について、 4つのポイントをご紹介します。 startxref 0000000948 00000 n 0000004084 00000 n %%EOF 契約書番号: 111cet 取引基本契約書 (購買・委託加工) 三菱重工エンジン&ターボチャージャ株式会社(以下甲という)と (以下乙という)とは, 甲乙間の購買及び委託加工の取引に関する基本的事項について,本取引基本契約書を締結する。 <<04D537EAE680FF42977847FE08EDB6DC>]>> 0000078549 00000 n 総務 契約書をこれまでは各担当者がそれぞれ保管していましたが、今後は私のいる部署で一元管理することになりました。管理にあたって、なにかアドバイスや参考urlがありましたら教えていただけますか?(契約書数自体はそんなに多くありません。 0000000848 00000 n 0000001099 00000 n �~'}�v��b�֒`jqX_�F>=�4�,�az!���� .D��A�7��ֆ[Y t���o��仔�*��U8^���@�o�u���g�� s��&�J_���7&X���̇�w;��S����-n�z�i����X�ǔ�>�eO`�ė��]�������X/�A�c}�%�Ev��B��B4p�� '�ƈ�{{��薸sIzy��D�V 3n��E�]�p�! %PDF-1.6 %���� Copyright © INFOCOM CORPORATION All rights reserved. このように何を管理したいかが整理されていると自然と台帳で管理する情報も決まります。, 台帳の作成が終わったら次に締結済みの契約書を台帳に整理していきましょう。ここで大事なのは台帳に整理する契約書の範囲をきちんと決めることです。長く事業を続けていると膨大な量の契約書がありますが、これらをすべて整理するのは非常に労力がかかります。過去数年間に絞ったり、特定の契約種別に絞ったりすることで最小限の費用で最大限の効果を得ることができます。, ここまでで解決したい課題、台帳に入力する情報、整理する契約書の範囲を整理することができました。後はこの課題が解決できる管理規程(運用方法)を作るだけです。 All rights reserved. 0000003079 00000 n 1.1 ①現在の締結から保管までの契約書管理業務のフローの整理; 1.2 ②各管理業務で課題(困っていること)を整理しましょう; 1.3 ③課題に優先度をつけましょう; 2 契約書管理の運用方法の決め方. (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({}); © Copyright 2020 ビズ式. その際、予算内に納まる場合はシステムの利用も併せて検討しましょう。, システム化により、複数人での入力や、操作ミスによるデータの上書き防止、電子ファイルで内容の確認ができるため契約書を外部倉庫での保管といった解決ができました。, 販売25年、導入実績800社を超えるMyQuickですが、経験豊富な営業がお客様の導入検討をサポートいたします。機能ベースの単純な売込はせず、お客様の課題に耳を傾け真剣に課題解決のお手伝いをさせていただきます。契約書管理の仕組みを見直したいお客様はぜひご相談ください。, 無料お試しデモのお申込み、営業担当による詳細説明のご希望、資料請求のお申込みはこちらから. 0000078807 00000 n ④締結済み契約の棚卸 oݍ W���"�NJ�k�Rf��д�����W��_pu�⸸���� 「理科系の作文方式」は、『理科系の作文技術』(木下是雄)の中で採用されている項目番号の付け方です。 イ 理科系の作文方式の特徴. すでに保管や閲覧といったフローは前述のとおり事前の準備として整理していますが、どのような情報を管理するかを決めるために、さらに深堀していきます。例えば以下のように思いつく限り挙げていきましょう。, 過去に基本契約を締結しているかを確認するために台帳を利用。会社名で締結実績があるかを探した。, 更新案内を送るためや、継続の検討を行うために、契約更新期限が迫っている契約を確認する。管理台帳から契約満了期限の近い契約をリストアップした。, 会社の取り決めで契約書に反社会勢力排除の条文を含むことがルール化され、過去の契約も含めて見直しが必要になった。, これから台帳を作成して管理する方もいれば、すでに台帳の作成をしているが見直したいという方もいるかと思います。前述した関連業務の洗い出しを参考に台帳の作成/見直しを行いましょう。, 関連業務に反社会勢力に関する条文が含まれているかを確認したという場合は、特定の条文が入っているかを管理できる台帳にすれば1件1件契約書を見直す必要もありません。押印した契約書を相手方に送った後に確認のために、相手方への郵送日時を入力するために日付を管理する必要があります。 1→1.1→1.1.1→1.1.1.1というように、ピリオドで後ろに番号を付与することで、項目を細かく分けていく方式です。 2.1 ①統括部門・担当者の決定 ��C�Z*�h��G%�4�Z��:PJ����V�i��m��b�Ol�f�BI'f)�K�y�� ��Ry@ �w���@U�8�! ②契約書関連業務の洗い出し xref 4.文書番号の書き方. なぜ契約書管理をする必要があるかを知りたい方は先にこちらをご覧ください。, 契約書管理の運用方法を決める前にまずは現状を整理しましょう。現状の整理がきちんとできていないと、目的がブレてしまいますし、後々の手戻りにもなりますので、しっかりと整理しましょう。その方法を解説していきます。, 業務のフローを整理すると関係者や実施している作業が整理されます。無駄な作業も見えてきます。現在どのような方法で管理されているかを確認しましょう。昔からそうやっているからという理由で効率の悪い管理をしていることも少なくありません。, 各作業の課題を整理するといつ、だれが、どのように困っているかが見えてきます。軽微なものもあれば、緊急性を要する課題も見えてきますので、十分に整理しましょう。, 緊急性の高い課題を筆頭に優先度を整理しましょう。全ての課題に対応するのはとても大変です。必ず解決したい課題とできれば解決したい課題に分けましょう。, また、どれくらいの費用をかけてこの課題を解決すべきかを試算しましょう。契約書管理は単純に業務時間の短縮による人件費削減だけではなく、リスク発現による損失も考慮して試算しましょう。, 契約書管理を行う上で時間のかかる管理ルール作りですが、ポイントを押さえれば、時間をかけず運用方法を決めることができます。その方法を説明していきます。, 運用方法を決める流れは以下のとおりです。 0000003225 00000 n 0000000016 00000 n 57 0 obj <> endobj 1 契約書管理の運用方法を決める前にすること. 57 14 x�b```f``Z������� Ȁ �@1�h`p�|��C���ĉ3A�j����T�����;����� ������5:;:PL �``�� Hs1?�>%��V �@���؊��{4,t��;[���00��Y]��"�{@Z�di��-��Ҍ@| � lj0� !�|X"�B��y�����p�������GRB�,�2���^e7�S����7�Z�!���Ee���1S�½da��Q��#w_� O$������\���旸pDYc߈U+Q)6>��q���x�t9��'�k�l>�rV:)�M,�6ڊ� 0000001319 00000 n 0000001243 00000 n endstream endobj 58 0 obj<> endobj 59 0 obj<> endobj 60 0 obj<>/Font<>/ProcSet[/PDF/Text]/ExtGState<>>> endobj 61 0 obj[/ICCBased 66 0 R] endobj 62 0 obj<> endobj 63 0 obj<>stream 0000001209 00000 n '�1�Ap�f�5��p�A ��*�Xm�i;d�9R�]��E�.>y��n��8�pQB�U�+N�X�Q����I�5�FU����c�n�S�;�!T� ۮiD������۪��ug�g���Y=��I�� ①統括部門・担当者の決定 ビジネス文書を書くときに、前文や主文の書き方にばかり目がいってしまい、そのほかの必要な項目が抜けてしまっていることがあります。, 文書を構成する要素はどれも大事なものばかりですが、「日付」にも重要な意味合いがあります。, 実務に関連する文書や社交文書など、ビジネス文書は様々な種類がありますが、すべての文書には共通した役割があります。それは、書かれてある情報を長く保全するという役割です。情報を保全することによって、ビジネス文書を読む誰もが、そこに書かれた情報を共有できるのです。いわば共有の財産として、情報を活用できるようになります。, また、文書にしておくことで正確な情報を伝えることもできます。ある業務を見直すときや、誰かに業務を引き継ぐとき、正確に記録した文書があるのとないのとでは、その効率はずいぶん違ってくるでしょう。情報を共有する役割のあるビジネス文書のなかでも、特に、取引先などとやりとりする社外文書では、日付の記入はとても重要です。, 取引先との間でトラブルが起こったり、裁判などの紛争に至った場合、過去にやり取りをした経緯や、契約書や念書などの証拠書類を提出することがありますが、日付が記入されていないと、場合によっては法的な効力が無くなってしまうこともあります。そうならないようにするためにも、文書には必ず日付を入れましょう。, 日付を書く位置はビジネス文書の右上です。以下の図の「(1)日付」の場所に書きましょう。, ビジネス文書を書き始めると、一番最初に日付を記入するため、作成日を日付に書いてしまう人がいますが、これは誤りです。ビジネス文書の日付は、作成日ではなく、発信日(送付日)を明記しましょう。, もし作成日を日付として記入し、相手の手元に文書が届いた日と、文書の日付に期間が空いていると、書面の内容によっては、相手に失礼な印象を与えてしまいます。作成した日付が「平成28年12月1日」であっても、発信(送付)した日が「平成28年12月12日」の場合は、「平成28年12月12日」を日付として記入するのが正しいルールです。覚えておきましょう。, 年号は、一般的には和暦(平成)で書きます。日本の公的機関が作成する公文書の年の表記は、基本的に元号が用いられており、日本のビジネス社会でもそれが慣例的になっています。, しかし、海外の企業は一般的に西暦を記入しているため、海外に子会社のある企業や、外資系企業とやり取りする場合、会社によっては統一して西暦を採用している場合もあります。その場合は、会社の決まりに従って記入しましょう。, 吉日は、主に冠婚葬祭の挨拶(慶事など)で用います。請求書や督促状・注文書といった公文書や法的根拠を示す書類では、吉日という曖昧な表現は使用しません。吉日は縁起を担いだ言葉です。あまり日時にこだわらない手紙などで使いましょう。お詫び状やお悔やみ状で吉日を用いると、常識を疑われかねません。正しく使い分けましょう。, 会社や部署、書類の重要度によっては、文書を効率よく管理するための番号を入れることがあります。そのときは日付の上に「部署名+階層数字」の組み合わせで以下のように書きます。, 社内で統一したルールを設けることによって、議事録などの文書を管理しやすくなります。ビジネス文書は、情報の保全を目的とする役割もあるため、より正確性を高める方法として役立てましょう。. ⑤契約書管理規程の策定, まずは、契約書管理を統括する部門とその部門内の担当者を決めましょう。全ての契約を集約して管理することをお勧めします。これは管理者を各部門に分散すると、部署の統廃合や管理担当者の異動・退社による管理業務の引継ぎが部門ごとに発生するため、本来の業務以外の業務に時間を取られてしまいます。また、管理レベルに部門ごとの差が出る原因にもなります。全社の契約書を集約することで、管理レベルが標準化され、業務量が増えてきた場合に契約台帳の作成や電子化等の管理業務を一括アウトソーシングできたりします。, 管理者が決まったら、次に<契約書を利用する業務>、<今後契約書の情報を利用できると効率化が図れる業務>、<過去に発生したトラブル対応>、等の契約書を利用して行う業務や対応を洗い出しましょう。

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